Багато хто знає, що таке безкоштовний обліковий запис Gmail. Про G Suite знають менше. А хто використовує цей пакет для роботи – зовсім небагато. Це якщо порівнювати з користувачами безкоштовних облікових записів, звичайно. Тим не менш, Google Workspace (саме так тепер називається G Suite) – це дуже потужний помічник у командній роботі. McCloud: офіційний партнер Google Cloud в Україні.
Що собою представляє Google Workspace
Google Workspace (Раніше G Suite) — група хмарних інструментів для спільної роботи та комунікації в команді. За допомогою Workspace компанії можуть створити внутрішній робочий простір для взаємодії та оптимізувати роботу з документами, електронною поштою, спілкуванням з клієнтами та партнерами. Пакет інструментів від Google for business дозволяє вирішувати завдання та спілкуватися в одному просторі.
Для співробітників компанії у Workspace керівники створюють окремі облікові записи з електронною поштою на корпоративному домені. За допомогою облікових записів співробітники:
- передають та працюють з документами в Google Docs усередині корпоративного простору;
- спілкуються в Google Meet та Google Chat;
- ведуть обліковий запис у корпоративній мережі Currents;
- мають доступ до спільного сховища на Диску.
До можливостей Workspace можна віднести інтеграцію корпоративного чату до інструментів Google, створення та редагування документів, листування, календарі та інших сервісах тощо.
Керівник керує обліковими записами простору за допомогою консолі адміністратора. Він може налаштовувати доступ користувачів, створювати поштові домени та встановлювати додаткові параметри захисту, отримувати докладні звіти про роботу. Також для користувачів доступні рішення «Сейф» для захисту електронних документів та Work Insights для отримання інформації про ефективність роботи.
В чому переваги
Google Workspace, що прийшов на заміну G Suite, більш досконалий і має покращені характеристики:
- Електронна пошта всім співробітників створюється на домені організації.
- Сховище файлів кожного співробітника до 5 ТБ.
- Можливість проведення нарад із 250 колегами, партнерами.
- Корпоративний чат та соціальна мережа.
Всі звіти про роботу, час перебування на робочому місці від кожного співробітника в одному місці – зручний контроль ефективності роботи;
Наймання нових співробітників, де кандидат відправляє резюме через спеціальну форму. Тут же можна організовувати онлайн-співбесіду.
Чи є суттєві недоліки
Як відомо, нічого ідеального в цьому світі немає. Один з головних недоліків – це залежність від підключення до інтернету, адже більшість сервісів працює через хмару. Хоча Google Docs і підтримує офлайн-режим, функціональність його значно обмежена без інтернету.
Також обмежені можливості для налаштування в порівнянні з іншими корпоративними системами, що може бути важливим для великих компаній з особливими потребами. Інтеграція з зовнішніми додатками та платформами не завжди бездоганна, і може виникати потреба в додаткових налаштуваннях або сторонніх інструментах.
Крім того, для користувачів, які звикли до традиційних офісних програм, перехід на Workspace може виявитися складним через відмінності в інтерфейсі та функціональності.
Висновок
Незважаючи на те, що Workspace є платним сервісом, зручність його використання та автоматизація всіх виробничих процесів успішно перекривають плату за тариф. Його використання допоможе розвивати та розширювати свою справу.
